Warsztaty ratownictwa archiwaliów, czyli trenowanie powodzi... na sucho

Prewencja, czyli przewidywanie zagrożeń jest najlepszą metodą walki z nimi. Dowodzi tego przykład czeskich archiwistów, którzy na własnej skórze odczuli katastrofalne skutki powodzi w roku 1997 i 2002, ale szybko wyciągnęli z nich konstruktywne wnioski. Jak choćby ten, że magazyny archiwum nie powinny mieścić się w pomieszczeniach piwnicznych, a budynków archiwów nie powinno stawiać się na terenach zalewowych. Wprowadzono specjalne techniczne wymogi dla magazynów archiwów i system ich certyfikacji. W zabytkowych budynkach przenoszono zbiory wyżej. Zastosowanie tych prostych i praktycznych rozwiązań okazało się zbawienne.

W zeszłym roku, mimo sytuacji powodziowej, archiwiści czescy praktycznie nie odnotowali żadnych strat w zasobie archiwalnym. A akta zniszczone w poprzednich
powodziach są ciągle systematycznie odzyskiwane ("rozmrażane" i poddawane zabiegom konserwatorskim). - Wcześniej nasi archiwiści nie byli przygotowani na takie kataklizmy. Teraz jest zupełnie inaczej. Udowodniliśmy, że warto podążać drogą prewencji - podkreślał dr. Vacslav Babička, Dyrektor Generalny Archiwów Republiki Czeskiej.

W ratowaniu archiwaliów niezmiernie ważna jest wzajemna wymiana doświadczeń. Dlatego uruchomiona zostanie specjalna strona internetową (www.euraned.eu), gdzie czescy, polscy i niemieccy archiwiści będą się kontaktować. Zostaną tam też zamieszczone teksty oraz filmowe relacje z katowickich warsztatów i innych szkoleń przeprowadzanych w przyszłości a także tematycznych spotkań archiwistów.

Katastrofy nie omijają archiwów, przed tym nie ma żadnych zabezpieczeń. Podczas warsztatów przedstawiono relacje z najbardziej spektakularnych akcji ratowniczych z niedalekiej przeszłości: z powodzi w Pradze, pożaru w Bibliotece Anna Amalia w Weimarze, powodzi w Dreźnie, katastrofy budowlanej w Kolonii (zniszczeniu uległo archiwum miejskie). Wszędzie tam ucierpiały gromadzone przez stulecia zbiory archiwalne.

Celem tych warsztatów było przećwiczenie "na sucho" powodzi w archiwum. - Zwykle nie zdajemy sobie sprawy, jakie niebezpieczeństwo grozi wtedy archiwaliom - mówi Anna Czajka z Centralnego Laboratorium Konserwacji Archiwaliów Archiwum Głównego Akt Dawnych w Warszawie, współprowadząca warsztaty. - Nie wiemy, jak reagować, co zrobić najpierw. A chodzi o rzeczy proste, nie ujęte w procedurach ewakuacyjnych, tak prozaiczne jak choćby, co najpierw i w jakiej kolejności ratować.

- W kryzysowej sytuacji może stanąć każdy archiwista i musi, powinien się szybko odnaleźć. Wywozić, a raczej ewakuować archiwalia (nawet te zalane w efekcie lokalnej awarii instalacji wodnej) trzeba systematycznie, by później się w nich nie pogubić. Tysiące sygnatur, półek, metry bieżące przechowywanych zasobów archiwum... Archiwiści musieli odpowiedzieć, jak to sprawnie przenieść. Najwięcej trudności sprawiło pytanie, co odnotować. Jakie informacje są ważne, a jakie można pominąć. - Tak ważna sprawa, jak sprawna selekcja informacji zajęło uczestnikom warsztatów 25 minut, a przecież w sytuacjach kryzysowych nie ma czasu na zastanawianie się - podkreśla pani Anna Czajka. - Trzeba działać. Trzeba wiedzieć, co i w jakiej kolejności robić. Od tego właśnie są te warsztaty, by przeprowadzić taką symulację "na sucho", w sposób praktyczny, z tzw. trenerami, czyli specjalistami z dziedziny ratownictwa zabytków piśmienniczych.

Przewidziano też trening "na mokro" czyli ćwiczenia z zamoczoną makulaturą pozwalające odczuć "na własnej skórze" jak ciężkim doświadczeniem jest praca z zalanymi dokumentami. Okazuje się, że pod ręką w sytuacji "powodzi w archiwum" warto mieć przygotowane pisaki, umożliwiające notowanie nawet po plastikowych opakowaniach lub zamokłym papierze. Dobrze jest mieć tez plastikowe podkładki pod kartkę oraz plany magazynów archiwum z naniesionymi numerami regałów. Można też (i trzeba) przygotować formularze umożliwiające szybkie odnotowanie sygnatur wynoszonych archiwaliów.

- Wyobraźcie sobie, przychodzą ochotnicy i biorą różne pudła, nie mając pojęcia, co w nich jest. Wy musicie wiedzieć i nad tym panować. Nie gubiąc się w tym wszystkim - podkreślała prowadząca szkolenie A.Czajka. Jedno z teoretycznych zadań polegało na tym, by uczestnicy w kilku punktach wymienili ekwipunek przydatny w sytuacjach kryzysowych. Był i palmtop, telefon, generator prądu, folia do zabezpieczania zbiorów, wodoodporne ubranie, plastikowe pojemniki do przenoszenia akt, przenośny wózek ułatwiający transport, materiały ułatwiające usuwanie wody i zanieczyszczeń z zalanych pomieszczeń, ochronny sprzęt
dla "ratowników" tj. fartuchy, rękawice, maski przydatne do pracy z materiałami skażonymi biologicznie...i wiele innych niezbędnych materiałów - Jeśli pan zobaczy w magazynie pełno wody, co w pierwszej kolejności jest potrzebne? - usłyszałem. - Gumowce - wyrwało mi się. Prawidłowo. Archiwista powinien znać swoje archiwum "na pamięć". Musi wiedzieć, jaką część zbiorów ratować w pierwszej kolejności.

- Jeśli archiwalia zamokły (w efekcie powodzi, awarii instalacji wodnej lub akcji gaszenia pożaru), mamy dokładnie 48 do 72. godzin na uratowanie ich przed rozwijającą się później pleśnią - wyjaśnia A. Czajka. - Dlatego trzeba się śpieszyć. By nie działać chaotycznie, należy przemyśleć wcześniej pewne rzeczy i zorganizować się. Warto wiedzieć, gdzie w pobliżu naszych magazynów są... chłodnie, bo zamoczone archiwalia najlepiej... zamrozić. To właśnie jest sposób na w miarę szybkie uchronienie ich przed pleśnią. Potem, w miarę upływu czasu stopniowo, zamrożone materiały archiwalne się wysusza, dezynfekuje. Katowickie Archiwum Państwowe dysponuje zarówno liofilizatorem służącym do osuszania zalanych akt, komorą fumigacyjną przeznaczoną do ich dezynsekcji, jak i pracownią masowej konserwacji papieru dla ratowania archiwaliów wytworzonych na papierze o niskiej jakości. Posiadamy także małą "chłodnię" do zamrażania zamoczonych akt, zbyt małą niestety do przyjęcia znacznych ilości archiwaliów - jest to raczej urządzenie treningowe w którym zamrozić można niewielką porcję dokumentów. W sytuacjach kryzysowych nie warto liczyć na wyspecjalizowaną technikę. - Jeśli wszystko w budynku zamokło, wyłączą prąd, więc odpada wszelka elektronika. Na komputery przenośne nie ma co liczyć, po kilku godzinach padnie bateria nawet w najbardziej wydajnym komputerze przenośnym - podsumowuje pani Czajka. Wtedy pozostaje liczyć na własną zapobiegliwość i przezorność. Przyda się np. zwykła latarka, nożyczki, nóż. Warto wcześniej przećwiczyć procedury bezpieczeństwa. Po prostu zwyczajnie zastanowić się, co może się stać - i jak temu zapobiec. Lepiej wcześniej niż zbyt późno.