Jak napisać maila do wykładowcy? Uważaj, by nie popełnić tych błędów. Przedstawiamy praktyczny poradnik i prezentujemy przykłady

W pierwszej kolejności zwróćmy uwagę na temat wiadomości. Musi zawierać podstawowe informacje o studencie i przyczynie wysłania wiadomości. Temat zaczynamy od nazwy studiowanego kierunku, roku, przedmiotu oraz problemu, czyli np.: Filologia polska, I rok, Kultura antyczna, zaliczenie kolokwium.

Nauczyciele akademiccy mają zajęcia ze studentami z różnych kierunków i uczą wielu przedmiotów, więc to na pewno ułatwi i usprawni odpowiedź na pytanie.

Przed napisaniem dokładnie sprawdź:

• imię i nazwisko wykładowcy,
• jaki stopień naukowy posiada nauczyciel akademicki, do którego piszesz.

Zwrot do adresata wiadomości to kluczowa kwestia, dlatego zawsze należy kilkukrotnie sprawdzić to, co napisaliśmy. E-mail do wykładowcy to oficjalna korespondencja. Nie ma w niej miejsca na kolokwializmy, zdrobnienia czy zbytnie spoufalanie się. Wiadomość najbezpieczniej jest rozpocząć od słów Szanowny Panie.../Szanowna Pani... i uzupełnić ją o poniższe tytuły:

• Jeżeli piszemy do wykładowcy, który nie uzyskał jeszcze tytułu doktora, wiadomość rozpoczynamy słowami Szanowny Panie/Szanowna Pani.
• Jeżeli piszemy do wykładowcy, który jest doktorem, zwracamy się słowami Szanowny Panie Doktorze/Szanowna Pani Doktor
• Jeżeli wykładowca, do którego piszemy, jest doktorem habilitowanym, zaczynamy od słów Szanowny Panie Profesorze/Szanowna Pani Profesor.
• Jeśli mamy do czynienia z profesorem, oczywiście zaczynamy od słów Szanowni Panie Profesorze/Szanowna Pani Profesor.
• Jeżeli osoba, do której piszemy e-mail pełni na Uczelni dodatkowo inne oficjalne funkcje, wypada zwrócić się do niej zgodnie z odpowiednim tytułem, np. Szanowny Panie Rektorze, Szanowna Pani Dziekan.

Nie rozpoczynajmy wiadomości słowami Witam ani Dzień dobry. Dobrym pomysłem nie jest również zaczynanie od słów Pani Krysiu albo nawet Pani Krystyno czy też Szanowna Pani Krystyno.

Niektórzy być może pamiętają dyskusję wokół słów Michała Rusinka, który ogłosił, że nie będzie odpowiadał na e-maile rozpoczynające się od „Witam”. Argumentował to w następujący sposób: „Używanie tego słowa jest zasadne tylko w jednej sytuacji. Tak może do nas powiedzieć gospodarz lub gospodyni, kiedy do niego/niej przychodzimy. Jest wtedy powitaniem, a nie przywitaniem” – historię związaną z używaniem sformułowania Witam w korespondencji wspominała Magdalena Konczal w artykule na temat pisania wiadomości e-mail przez Polaków.

Wiadomość ma być: krótka, zwięzła i na temat. Nie musimy wplatać do niej opowieści na temat swojego życia, na sto sposobów wyjaśniać swojego stanowiska. Zadbajmy o konkrety.

Zauważmy, że po zwrocie do adresata stawiamy przecinek, a treść wiadomości rozpoczynamy małą literą. Po pożegnaniu nie stawiamy przecinka, pod nim podajemy swoje pełne imię i nazwisko. W oficjalnej korespondencji nie zdrabniamy swojego imienia, jeśli mamy więcej niż jedno nazwisko, to również je zapisujemy.

Najlepsze zakończenie to słowa: Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku.

Jeżeli pytamy o kwestie dotyczące całej grupy, warto ją o tym powiadomić, tak, by każda osoba z osobna nie wysyłała wiadomości w tej samej sprawie. Kto z nas chciałby odpowiadać na sto pytań o to samo?